Handbuch POWMUSIK Musik & Kunstschulverwaltung
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Hinweise zum Konten abgleichen
 
Wählen Sie aus dem Menüband –Gebühr– den Befehl –Konten abgleichen–.
Sie erhalten eine Meldung der –Abgleichüberwachung–. Falls Sie diesen Hinweis mit –Ja– beantworten, müssen Sie einen Startsaldo und einen Endsaldo angeben. Den Start- und Endsaldo ersehen Sie Ihrem(n) Auszug(Auszügen).
Sie sehen im Formular –Konten abgleichen– im Formularfuß den Start und Ensaldo. Sie können diese Salden jederzeit verbessern. Links davon sehen Sie den Überwachungssaldo. Bei erfolgreichen Abgleichen muss dieser Saldo den Betrag 0,00 aufweisen.
Hinweis: Bei eingeschalteter Abgleichüberwachung sind bereits in früheren Sitzungen abgeglichene Buchungen vor Veränderungen geschützt. Wenn Sie den Status von früher abgelichenen Buchungen ändern wollen, müssen Sie das Formular –Konten abgleichen– ohne Abgleichüberwachung öffnen.
Sie können in Rekordzeit alle Buchungen abgleichen, wenn Sie folgendermaßen vorgehen.
Das Feld –suche Stammnr– (links oben) besitzt den Fokus. Sie können von diesem Feld aus das Abgleichen komplett steuern. Das Feld behält den Fokus, wenn Sie folgende Tasten benutzen.
Leertaste:     Der aktuelle Datensatz ändert den Abgleichstatus (das Kreuz links vom Feld –Datum DTA–.) - nur möglich wenn der Datensatz nicht geschützt ist, weil er bereits in einer früheren Sitzung abgeglichen wurde.
Hinauftaste:     Es wird der darüberliegende Datensatz aktiviert.
Hinuntertaste:     Es wird der darunterliegende Datensatz aktiviert.
 
Stellen Sie sich vor, Sie haben nun die abzugleichenden Kontoauszüge vor sich liegen. Sie ersehen jedem Buchungsposten die Stammnummer des Kunden(Schülers). Geben Sie diese Stammnummer ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Der erste nicht abgelichene Datensatz dieses Kontos wird eingeblendet. In den meisten Fällen wird jetzt das richtige Konto wohl aktiviert sein, anderenfalls benutzen Sie eben die nach unten Taste, um zum richtigen Datensatz zu gelangen.
Falls es keine Buchungen zu dem angegebenen Konto gibt, erhalten Sie einen Hinweis. Falls zu dem angegebenen Konto alle Buchungen abgeglichen sind, erhalten Sie dafür ebenfalls einen Hinweis, und der letzte Datensatz dieses Kontos wird eingeblendet.
 
Handhabung der Gebührenbuchungen beim Abgleichen
 
POWMUSIK entlastet Sie bei Gebührenbuchungen vom Eintragen sogenannter Ausgleichsbuchungen, wenn ein Kunde mehr oder weniger Geld überweist, als erwartet. Sie müssen nur in dem Feld –eingegangener Betrag– den tatsächlich eingegangenen Betrag eintragen. Der Gebührensaldo (der Saldo aller Gebührenbuchungen) berücksichtigt dann automatisch die Differenz zwischen erwartetem Betrag und tatsächlich eingegangenem Betrag, sobald Sie die Buchung als abgeglichen markieren. Da beim Schreiben von DTA - XML-Dateien grundsätzlich der Gebührensaldo ausgeführt wird, bzw. beim Schreiben der Rechnungen der Gebührensaldo aufgeführt wird, erweist sich diese Vorgehensweise als äüßerst schnell (Sie müssen bei Diskrepanzen zwischen dem erwarteten und tatsächlich eingegangenen Betrag keine Ausgleichsbuchungen eintragen.)
 
Handhabung der Einzelbuchungen beim Abgleichen
 
Bei Einzelbuchungen müssen Sie im Gegensatz zu den Gebührenbuchungen eine Ausgleichsbuchung eintragen, falls der erwartete Betrag vom tatsächlich eingegangenen Betrag abweicht. Beim Schreiben der DTA - XML_Datei wird bei Einzelbuchungen nicht der Saldo aller Einzelbuchungen, sondern jede Buchung einzeln aufgeführt. Sie können bei Einzelbuchungen den Betrag im Feld –laut Auszug– also den tatsächlich eingegangenen Betrag nicht verändern. Der Betrag im Feld –laut Auszug– stellt immer automatisch den Gegenwert zum Betrag im Feld –Betrag– dar.
In der Praxis werden bei Einzelbuchungen kaum Differenzen zwischen eingegangenem und erwartetem Betrag auftauchen, weil Sie bei Einzelbuchungen in den meisten Fällen selbst Überweisungen und nicht Lastschriften ausführen, wogegen Sie bei Gebührenbuchungen in den meisten Fällen Lastschriften ausführen, oder Überweisungen von Kunden erwarten. Hier kann es schon leichter vorkommen, dass ein Kunde nicht den geforderten Betrag überweist.
 
Weitere Hinweise:
Es gibt verschiedene Filter, um nur gewisse Buchungen anzuzeigen. Diese Filter können Sie durch anklicken der entsprechenden Schaltbuttons im Formularfuß aktivieren.
Beim Abgleichen haben Sie weiterhin die Möglichkeit Buchungen abzugleichen, die bereits beim Anfertigen von DTA-Disketten abgeglichen wurden. Damit der Überwachungssaldo korrekt mitrechnet, klicken Sie in diesem Fall auf den Schaltbutton –DTA Posten abgleichen–. Tragen Sie dort den Betrag der Buchung von Ihrem Bankauszug ein. Der Überwachungssaldo wird dann dementsprechend angepasst.
Schließen Sie das Formular –Konten abgleichen– und beantworten Sie gegebenenfalls die erscheinenden Hinweise.
Beachten Sie, dass Sie in manchen Fällen mehrere Buchungen in POWMUSIK abgleichen müssen, obwohl nur eine Buchung auf dem Kontoauszug vorliegt. Dies ist zum Bsp. bei halbjährlich geführten Konten der Fall, weil POWMUSIK die fällige Gebühr für jeden Monat einzeln als Buchung einträgt.
Hinweis: Falls Sie das Programm nicht ordnungsgemäß verlassen (z.Bsp durch einen Stromausfall), werden beim nächsten Starten von POWMUSIK alle in dieser Sitzung gemachten Abgleichungen rückgängig gemacht. Die Abgleichungen werden erst dann endgültig übernommen, wenn Sie das Formular Konten abgleichen wieder schließen.