Das Archivieren erfolgt in 4 Schritten:
Jeder Schritt wird während des Vorgangs erläutert und kann abgebrochen werden.
Werden alle 4 Schritte ausgeführt wird ein Löschprotokoll angefertigt, welches die Anzahl aller endgültig gelöschten Daten ausweist:
1. Archivierung aller Buchungsdaten, für welche der Rechnungsabschluss (Jahresabschluss) erfolgt ist.
2. Archivierung aller Unterrichts/Mietsverhältnisse welche mehr als die von ihnen angegebene Jahre abgeschlossen sind.
3. Archivierung aller Stammdaten, welche nicht mehr mit Warteliste, Unterricht oder Instrumentenleihe verknüpft sind.
Dieser Vorgang löscht zuvor außerdem alle 'entfernten Einträge' aus der Warteliste welche vor dem Datum gelöscht wurden welches für die Archivierung der Unterrichte angewendet worden ist und alle 'entfernten Einträge' bei dessen Schülernamen der Sperrvermerk 'Nach Aufbewahrungsfrist komplett löschen' hinterlegt ist.
4. Komplette Löschung (aus dem Archiv) aller Unterrichts-,Leihinstrument-,Rechnungsdaten sowie gesendete Post- und Stammdaten, für welche der letzte Rechnungsabschluss mehr als 10 Jahre zurückliegt.
Hinweis: Unterrichtsdaten aktiver Schüler werden nicht gelöscht, auch wenn diese schon vor mehr als 10 Jahren abgeschlossen worden sind. Damit behalten Sie den Überblick und die Historie aktiver Schüler.
Ausnahme: Der aktive Schüler hat definitiv die Löschung seiner Unterrichtsdaten verlangt. In diesem Fall muss der Sperrvermerk 'Nach Aufbewahrungsfrist komplett löschen' beim Name des Schülers hinterlegt sein.
Das Löschprotokoll, welches auch hier aufgerufen werden kann,
weist die Anzahl gelöschter Daten wie folgt aus:
POWMUSIK erstellt vor dem Archivieren eine Sicherungskopie von der Datenbank und falls schon vorhanden von der Archiv-Datenbank.
Diese Sicherungen können nach erfolgreichen Archivieren wieder gelöscht werden (grüner Pfeil)
Ebenso können alle Dateien in einem Ordner angezeigt werden, welche mehr als 10 Jahre vor dem zuletzt ausgeführten Rechnungsabschluss (Jahresabschluss) nicht mehr geändert worden sind (roter Pfeil).
Standardmäßig wird hier zuerst der Ordner PostArchiv geöffnet, um eventuell zurückgebliebene alte Briefe zu löschen. Über das Schaltfeld 'Ordner auswählen' kann diese Funktion auch auf andere Ordner angewendet werden (Alle Dateien löschen, welche mehr als 10 Jahre vor dem zuletzt ausgeführten Rechnungsabschluss (Jahresabschluss) nicht mehr geändert worden sind).
Sie erhalten eine Liste dieser Dateien, und können selbst entscheiden, welche Dateien Sie dann endgültig löschen wollen.
