Die Programmprüfung und die Freigabe des Programms sind selbständige Entscheidungen mit unterschiedlichen Zuständigkeiten. Die Kommune darf nur solche Programme einsetzen, die vom Bürgermeister oder einer von ihm bestimmten Stelle nach Sicherstellung der in § 6 GemKVO i.V. mit § 35 Abs. 5 und 6 GemHVO genannten Voraussetzungen freigegeben worden sind.
Im Übrigen ersetzt die Programmprüfung nicht die Programmfreigabe und eine erfolgte Programmfreigabe nicht die Programmprüfung nach § 114a GemO. Die freigebende Stelle bei der Kommune kann sich aber bei der Programmfreigabe auf die Erkenntnisse der Programmprüfung stützen.
Die Programmprüfung muss nicht vor der Programmfreigabe erfolgen. Der für die Programmprüfung zuständigen GPA ist jedoch nach § 114a Abs. 1 Satz 4 GemO Gelegenheit zu geben, Prüfungshandlungen bereits bei der Vorbereitung des Programmeinsatzes vorzunehmen. Dies bedeutet, dass das Programm grundsätzlich erst nach Einschaltung der Prüfungsstelle freigegeben und angewendet werden sollte.
Werden nach der förmlichen Freigabe bei einer Programmprüfung erhebliche Mängel des Programms festgestellt und werden diese nicht beseitigt, muss der Freigabevermerk angepasst werden. Die jeweiligen organisatorischen Maßnahmen, durch die sichergestellt werden kann, dass sich die festgestellten Mängel bei der Programmanwendung nicht auswirken, sind in den neuen Freigabevermerk mit aufzunehmen.
