Das ADV-Verfahren Powmusik basiert auf einer Microsoft® Access-Datenbank, welche verschlüsselt und mit einem Passwort geschützt ist. Eine lokale Installation wie Access, auch wenn die Accessdatenbank auf einem Fileserver abgelegt wird, bietet jedoch nicht den gleichen Zugriffsschutz wie eine Serverinstallation beispielsweise des Microsoft® SQL Servers.
Ähnliches gilt für die Datenintegrität, die Sicherheit der Daten vor unbeabsichtigter Veränderung. In Datenbankmanagementsystemen wie dem SQL Server lassen sich etliche Vorkehrungen treffen um Änderungen zu dokumentieren und Fehler beim Umgang mit den Daten zu verhindern. Diese Möglichkeiten bestehen in Microsoft® Access nicht oder nur sehr eingeschränkt. Die Möglichkeit eine Kopie der Access-Datei anzufertigen und auszutauschen ist zugleich Vor- wie Nachteil: Eine Kopie ist zwar schnell und unkompliziert angefertigt, leider jedoch auch durch unberechtigte Dritte. Die Datenbank ist aber wie oben erwähnt verschlüsselt und kann ohne Kenntnis des Datenbankkennwortes nicht geöffnet werden.
Des Weiteren haben Microsoft®Access Dateien noch immer eine Begrenzung der Dateigröße auf 2 GB. Werden beim Anwender sehr große Datenmengen zusammenkommen, stößt Access an seine Grenzen und das ADV-Verfahren Powmusik wäre nicht mehr einsetzbar.
Auch ist die gleichzeitige Nutzung von Microsoft®Access auf 255 Benutzer technisch beschränkt. Eine praktische Beschränkung auf weniger Nutzer kann durch das vorhandene Netzwerk gegeben sein, so dass eine tatsächlich gleichzeitige Nutzung von wahrscheinlich 10 bis 80 Nutzern möglich ist. Das ADV-Verfahren Powmusik eignet sich daher nicht für große Verwaltungen und mehrere gleichzeitige Zugriffe. Es hat eine eingeschränkte Skalierbarkeit.
Da die Datenbank und die Installationsstruktur vor Ort anfällig gegen Manipulation und Eingriffe sein kann muss der Anwender geeignete Maßnahmen im Rahmen der Daten- und Programmsicherheit vor Ort ergreifen um Verlust und Manipulation der Daten zu unterbinden.
Um ein Gefühl für die Beschränkung der Dateigröße zu schaffen ist die Datenbankgröße bei einer Schule mit 1000 Schülern und einem Vorhalten aller berechneten Gebühren von 4 Jahren in die Vergangenheit ca. 300000 KB, beim Vorhalten der Gebühren von 1 Jahr dann nur ca. 100000 KB. Wieviele Jahre berechneter Gebühren in der aktuellen Datenbank verbleiben wird beim Archivieren der Daten in eine Archivdatenbank festgelegt. 2 GB sind ca. 2 Millionen KB.
Bei Schulen von bis zu 1500 Schülern ist aufgrund der Begrenzung der Dateigröße auf 2 GB kein Problem zu sehen. Im Besonderen werden beim Archivieren alte Daten in eine weitere Datenbank ausgelagert und dort wiederum gemäß der DSGVO nach 10 Jahren endgültig gelöscht.
Eine Auslagerung der Daten auf eine SQL-Server Datenbank ist in Planung – angedachter Fertigstellungszeitraum ca. Frühjahr 2021.
