Ratgeber - Buchen mit POWMUSIK
Grundsätzliche Informationen:
POWMUSIK unterscheidet grundsätzlich zwischen Gebühren- und Einzelbuchungen. Der Unterschied zwischen diesen Buchungen ist einfach zu verstehen.
· Bei Gebührenbuchungen wird beim DTA-Austausch der Saldo aller Gebühren-Buchungen als ein einziger Betrag eingezogen (DTA-Lastschriften) bzw. gutgeschrieben (DTA-Überweisungen).
POWMUSIK schreibt alle berechneten Gebühren automatisch als Gebührenbuchungen in das jeweilge Konto der Schüler.
· Bei Einzelbuchungen wird jede Buchung einzeln als Lastschrift (DTA-Lastschriften) bzw. Gutschrift (DTA-Überweisungen) ausgeführt.
POWMUSIK schreibt alle berechneten Honorare automatisch als Einzelbuchungen in das jeweilige Konto der Lehrer.
Typische Anwendungsfälle:
Begleichung von Rechnungen: Tragen Sie eine zu bezahlende Rechnung in dem entsprechenden Konto als Einzelbuchung ein. Der Empfänger erhält somit den eingetragenen Verwendungszweck der Buchung bei der Überweisung mitgeteilt.
Manuelle Belastung eines ein-
maligen Projektes oder einer
Freizeit: Wenn ein Schüler zu den Unterrichtsgebühren zusätzlich einen einmaligen Betrag zu entrichten hat, tragen Sie diesen als Gebührenbuchung ein. Der Verwendungszweck dieser Gebührenbuchung erscheint in dem Rechnungsmonat des Buchungsdatums auf der Rechnung. (Sie können über das Menü ‚Dienste’ – ‚Steuerdatei für Serienbriefe anfertigen’ auch für die erstellte Schülerliste eine Sammelbuchung ausführen. Somit entfällt der Aufwand, bei jedem Schüler solche Belastungen einzeln einzutragen).
Honorare: Tragen Sie Aufwendungen, die das Honorar von Lehrern betreffen als Einzelbuchungen ein. Bei DTA-Überweisungen können alle Buchungen, die der Sparte ‚Honorare’ unterstellt sind, auch als eine einzige Buchung überwiesen werden. Somit ist es auch möglich zunächst Pauschalhonorare zu überweisen, und später die tatsächlichen (automatisch errechneten) Honorare verrechnet mit den bereits bezahlten Honoraren zu überweisen. Auf den Sonderfall Honorare wird später ausführlich eingegangen.
Kennzeichnung der verschiedenen Buchungsarten:
Sie sehen in jeder Buchungszeile ganz rechts die folgenden Bezeichnungen:
Auto-Gebühren Automatische Gebührenbuchungen – POWMUSIK trägt bei der Gebührenerhebung automatische Buchungen ein. Auch wenn Sie an den Unterrichtsverhältnissen Änderungen vornehmen, die bereits eingezogene Gebührenmonate betreffen, berichtigt POWMUSIK das Buchungsregister entsprechend automatisch. Es entsteht automatisch eine entsprechende Nachforderung oder Gutschrift. – mehr dazu auf Seite X.)
Anwender-Gebühren Diese Buchungen tragen Sie jeweils selbst ein, wenn Sie einen Betrag außerhalb der automatischen Berechnung belasten (beispielsweise Noten) oder gutschreiben wollen (beispielsweise in Zahlungsnahme von Zubehör). Der Verwendungszweck dieser Buchungen wird auf Wunsch in der Rechnung aufgeführt.
Auto-Einzel Automatische Einzelbuchung – Bei aktivierter Honorarabrechnung trägt POWMUSIK automatisch das entsprechende Honorar für jeden Monat im Buchungsregister des Lehrers ein. Auch hier wird bei späteren Änderungen das Honorar unter Berücksichtigung bereits geleisteter Honorarzahlungen automatisch entsprechend berichtigt. (mehr dazu S. X)
Anwender - Einzel Diese Buchungen tragen Sie jeweils selbst ein. Diese Buchungen sind für die Begleichung von Rechnungen vorgesehen. Auch Honorarabschlagszahlungen werden über diese Buchungsart organisiert.
Gewöhnlich werden Sie – (wenn Sie überhaupt Anwender-Buchungen eintragen) - in einem Schülerkonto Gebührenbuchungen und in einem Lehrerkonto Einzelbuchungen eintragen. POWMUSIK merkt sich die in einem Konto zuletzt getätigte Buchungsart als Standardwert, so dass diese Einstellung gewöhnlich automatisch richtig gesetzt wird.
So öffnen Sie das Buchungsregister von einem bestimmten Konto.
Hinweise zum Verstehen der angezeigten Kontensaldi.
So richten Sie ein bestehendes Abrechnungskonto bei einem weiteren Schüler ein.
In bestimmten Fällen wird es vorkommen, dass verschiedene Schüler über dasselbe Konto (beispielsweise ein Vereinskonto) abgerechnet werden sollen. In diesem Fall kann ein bestehendes Konto bei jedem beliebigen Schüler eingerichtet werden. Die Festlegung des Abrechnungskontos eines Unterrichtsverhältnisses erfolgt in den Gebührenparametern.
Hinweis: Bei Geschwistern steht jeweils jedes eingerichtet Konto für alle Mitglieder einer Familie für die Abrechnung von jedem beliebigen Unterrichtsverhältnis zur Verfügung.
Bitte beachten Sie folgendes: Die Buchung wird immer für das in den Stammdaten (Formular Schüler /Lehrer /Kunden) gewählte Konto eingetragen.
Möglicherweise führen Sie mehrere Konten mit derselben Stammnummer (Erläuterungen zur Stammnummer s. Seite 2). In diesem Fall sehen Sie im Buchungsregister alle Buchungen von dieser Stammnummer.
Obwohl Sie alle Buchungen derselben Stammnummer im Buchungsregister einsehen können, sollten Sie darauf achten, neue Buchungen in dem jeweils passenden Schülerkonto einzutragen. Öffnen Sie also immer zunächst das betreffende Schülerkonto (s. Seite 2) und tragen Sie dann dort die entsprechenden Buchungen ein. Somit ist gewährleistet, dass der Kontosaldo der einzelnen Schüler/Familien richtig ist.
Im nachfolgenden Beispiel sind für den Musterschüler zwei Konten eingerichtet, eines mit monatlicher und eines mit halbjährlicher Zahlungsweise.
Hinweis: Beim DTA-Austausch können Sie festlegen, dass nur monatliche oder halbjährliche Konten berücksichtigt werden. Dadurch können Sie individuell steuern, zu welchem Zeitpunkt Sie die monatlichen bzw. halbjährlichen Belastungen einziehen wollen.
So erkennen Sie, ob Buchungen zum aktiven Schülerkonto gehören, oder zu einem anderen Konto gehören das mit derselben Bankverbindung (derselben Stammnummer) geführt wird.
Dieses Feld kann folgende Informationen liefern:
Anwender-Gebühren (von Ihnen manuell eingetragene Gebührenbuchungen)
Auto-Gebühren (vom Programm automatisch eingetragene Gebührenbuchungen)
Anwender-Einzel (von Ihnen eingetragene Einzelbuchungen => Begleichung von Rechnungen)
Auto-Einzel (vom Programm automatisch eingetragene Einzelbuchungen => Honorarbuchungen)
Erläuterung der Kontensaldi von dem vorliegenden Beispiel:
Beim vorliegenden Schülerkonto sind zwei Buchungen eingetragen, eine Buchung mit
€ 69,02 bei monatlicher Zahlungsweise und eine Buchung mit € 120,00 bei halbjährlicher Zahlungsweise.
Dies ergibt den Gesamtkontodsaldo von diesem Schülerkonto mit € 189,02
Der Saldo des Kontos der aktiven Buchungszeile (Fremdkonto) beträgt € 69,02
Der Saldo der Stammnummer 84 entspricht dem Gesamtkontosaldo des Schülerkontos. Dies wird in den meisten Fällen so sein. Nur wenn das Konto mit der Stammnummer (84) auch bei anderen Schülern geführt wird, kann der Kontosaldo der Stammnummer 84 vom Gesamtkontosaldo des Schülerkontos abweichen.
Wie Buchungen eingetragen werden:
Öffnen Sie das Buchungsregister, bei welchem Sie eine Buchung eintragen wollen.
· Dafür rufen Sie in den Stammdaten zuerst den entsprechenden Schüler auf.
· Blättern Sie dann zu dem gewünschten Konto.
· Klicken Sie jetzt das Schaltfeld ‚Buchungen des x.ten Kontos’.
Ausnahmeregel beim Erfassen von Buchungen:
Gewöhnlich werden Sie in einem Konto entweder Gebührenbuchungen (Schülerkonto) oder Einzelbuchungen (Lehrer oder Geschäftskonto) eintragen.
Der Vorgabewert (Gebühren- oder Einzelbuchung) ist jeweils die Einstellung der zuletzt angezeigten Buchung, bevor Sie zu einem neuen Datensatz gehen. Dadurch wird die Einstellung Gebühren- oder Einzelbuchung in den meisten Fällen automatisch richtig sein.
Falls dies nicht der Fall ist, klicken Sie zuerst das Schaltfeld 'Einzelbuchung (Buchung wird in der Rechnung nicht aufgeführt)' um die Einstellung entsprechend anzupassen.
Weitere Erläuterungen:
Sie können das Feld Verwendungszweck doppelklicken, um hier gängige ‚Verwendungszwecke’ aufzunehmen. Sie können dann diese Verwendungszwecke aus der Auswahlliste abrufen, und müssen den Verwendungszweck nicht jedes Mal neu schreiben.
Wofür gibt es Sparten und Kategorien:
Die Kategorienliste können Sie auch als Aufgliederung der Buchungen in verschiedene Sachkonten verstehen.
Die Spartenliste steht als weiterer Überbegriff für mehrere Kategorien (Sachkonten) zur Verfügung.
Die Differenzierung der Geldbewegungen in Kategorien ist eine empfehlenswerte Vorgehensweise. Sie erhalten damit im Bericht Geldfluss (Menü ‚Berichte’ – ‚Geldfluss’) den schnellen Überblick, wie viel Geld in bestimmten Bereichen eingegangen, bzw. ausgegeben worden ist. Dies ist eine wichtige Grundlage für Ihre weiteren finanziellen Planungen bzw. für die Erstellung Ihres nächsten Haushaltsplans.
So öffnen Sie die Kategorienliste: Doppelklicken Sie im Buchungsregister das Feld Kategorie.
Sie müssen die Sparten und Kategorien nach Ihren eigenen Bedürfnissen erstellen. Das obige Schaubild stellt ein Beispiel dar, wie Sie Einnahmen/Ausgaben organisieren könnten.
Der Bericht Geldfluss (Menü ‚Berichte’ – ‚Geldfluss’) sortiert die Einnahmen/Ausgaben zunächst nach Sparten, und innerhalb der Sparten nach den einzelnen Kategorien.
Manuelle Überweisungen/Lastschriften (nicht über DTA)
Sie können in POWMUSIK die Ausführung von DTA-Lastschriften/Überweisungen gezielt einschränken, um nur die von Ihnen gewünschten Zahlungsvorgänge zu berücksichtigen.
Möglicherweise genügen Ihnen die vorgesehenen Filter zum Einschränken der DTA-Zahlungsvorgänge nicht, weil Sie aus besonderem Grund nur eine ganz bestimmte Buchung sofort überweisen oder einziehen wollen.
In diesem Fall bietet sich an, dass Sie die entsprechende Lastschrift bzw. Überweisung manuell schreiben.
Rücklastschriften (von der Bank nicht akzeptierte Lastschriften)
Buchungsvorgänge verstehen lernen:
Dieser Abschnitt verdeutlicht anhand von zwei Beispiel, wie POWMUSIK die ‚automatischen Buchungen’ verwaltet.
Bsp.1 für die automatische Buchungsverwaltung bei Gebührenbuchungen:
Sie haben die Gebühren für Jan. 2002 bereits eingezogen. Nachträglich stellte sich heraus, dass der Schüler nicht 30 sondern 45 Minuten Unterricht erhalten hat.
Das einzige was Sie tun müssen, ist es, bei dem entsprechenden Unterrichtsverhältnis die Unterrichtsdauer auf 45 min. zu ändern.
POWMUSIK berichtigt die Forderungen indem entsprechenden Konto automatisch. Zuerst storniert POWMUSIK die bereits abgeglichenen (als bezahlt markierten) Buchungen, dann trägt POWMUSIK entsprechend der neuen Berechnung eine weitere Buchung mit dem neuen Belastungsbetrag ein. Dieser Vorgang wird nachfolgend erläutert.
Hinweis: Falls sich bei einer Nachberechnung definitiv nichts ändert (es kommt dasselbe Ergebnis heraus) macht POWMUSIK die STORNO-Buchung rückgängig, und trägt keine neue Buchung ein. Dadurch wird das Lesen des Buchungsregisters nicht unnötig erschwert.
Bei diesem Beispiel wird nun weiter veranschaulicht, welche Eintragungen POWMUSIK beim nächsten DTA-Vorgang vornimmt, um das Konto auszugleichen.
Zur Erinnerung: Beim DTA-Vorgang wird bei Gebührenbuchungen immer der Gebührensaldo aller Gebührenbuchungen eines Zahlungspflichtigen eingezogen bzw. überwiesen.
Der Gebührensaldo ist in diesem Beispiel € -25,56.
Bei Einzelbuchungen hingegen wird der Betrag jeder Buchung einzeln eingezogen bzw. überwiesen.
Nach Erstellung der DTA-Diskette ist dieses Konto nun ausgeglichen, und es bestehen keine Forderungen mehr.
Bsp.2 für die automatische Buchungsverwaltung bei Gebührenbuchungen:
Sie haben die Gebühren für Jan. 2002 bereits eingezogen. Nachträglich erfahren Sie, dass die Gebühren über ein falsches Konto eingezogen wurden, und werden gebeten dies zu berichtigen.
In diesem Fall könnte es sein, dass die eingezogenen Gebühren von dem falschen Konto mit einer Rücklastschrift zurückkommen. Alternativ besteht die Möglichkeit, dass Sie die eingezogene Gebühr dem fälschlicherweise belasteten Konto wieder gutschreiben.
POWMUSIK wird in jedem Fall vollautomatisch die Gutschrift für das fälschlicherweise belastete Konto erstellen, und die fälligen Gebühren dem neuen Konto belasten. Je nach Fall, werden Sie über die Rücklastschriftsfunktion das fälschlicherweise belastete Konto ausgleichen, oder aber den Betrag wieder zurücküberweisen.
Und so geht’s…
Zuerst rufen Sie in den Stammdaten den betroffenen Schüler auf, um Zugriff auf die Konten des Schülers zu erhalten.
Hinweis: Falls sich die Bankverbindung eines Zahlungspflichtigen ändert, müssen Sie natürlich nur die Angaben des bestehenden Kontos (Kontonummer, Bankleitzahl und ggf. den Kontoinhaber) ändern.
Der nächste Einzug läuft dann automatisch über die geänderte Bankverbindung.
Bitte beachten Sie folgendes um nur die bestehende Bankverbindung zu ändern, ohne automatisch ein weiteres Konto zu erwirken.
Beantworten Sie die Frage ‚Kontonummer oder Bank von diesem Konto ändern’ mit Ja!
Beantworten Sie die Frage ‚Neues Buchungszeichen vergeben’ mit Nein!
Wie ein Barkassenkonto geführt wird:
· Einrichten eines Barkassenkontos:
Öffnen Sie die Stammdaten Menü Formulare - ‚Stammdaten(Schüler/Lehrer/Kunden)’
· Wählen Sie das Schaltfeld ‚Neuer Schüler’ und legen Sie dann einen Schüler mit dem Namen Barkasse an. Beim Abspeichern dieses Datensatzes wird automatisch ein Konto mit dem Kontoinhaber ‚Barkasse’ angelegt. Entscheidend für die Identifikation eines Barkassenkontos ist der Eintrag ‚Barkasse’ im Feld Kontoinhaber.
Buchungen im Barkassenkonto sollten als Einzel- und nicht als Gebührenbuchungen eingetragen werden.
Haben Sie keine Bedenken Buchungen in das Barkassenkonto einzutragen. Falls Beträge mit dem falschen Vorzeichen eingetragen werden, macht Sie POWMUSIK hierauf aufmerksam und bittet um Berichtigung.
Beachten Sie, dass die Beträge im Barkassenkonto im Feld ‚laut Auszug’ immer als Belastung (im gelben Feld als Guthaben) eingetragen werden müssen.
'an Barkasse' bedeutet einen Abgang vom Gesamtkontosaldo (Banksaldo). Deshalb muss dieser Betrag im Feld ‚laut Auszug’ als Belastung geführt werden. Dieser Betrag wird in der Barkasse intern als Guthaben geführt. Diese Buchung wird unabhängig vom Abgleichstatus als Guthaben in der Barkasse gerechnet. Es wird davon ausgegangen, dass der Betrag beim Abheben vom Bankkonto der Barkasse zur Verfügung steht. Abgehakt wird die Buchung aber erst beim Kontenabgleich, wenn der entsprechende Auszug der Bank vorliegt. (POWMUSIK verbietet die Eintragung des Betrages mit falschem Vorzeichen, so dass hier keine Fehler entstehen können).
'aus Barkasse' bedeutet einen Abgang aus der Barkasse. Beträge von 'aus Barkasse' ändern nur den Kassenbestand der Barkasse, und werden deshalb bei der Ermittlung des Gesamtkontosaldo (Banksaldo) nicht berücksichtigt. Diese Buchungen sollten der Kategorie zugeordnet werden für welche die Ausgaben anfallen. (POWMUSIK reklamiert die Eintragung des Betrages mit falschem Vorzeichen auch in diesem Fall, es gibt jedoch 2 Ausnahmen, bei welchem der Betrag bei ‚aus Barkasse’ mit adversativem Vorzeichen eingetragen werden muss. Diese werden nachfolgend beschrieben.)
Eröffnungssaldo der Barkasse:
Zum Eintragen des Eröffnungssaldo muss der Verwendungszweck mit ‚aus Barkasse’ beginnen, der Betrag im Feld ‚laut Auszug’ positiv im gelben Feld also negativ eingetragen werden.
Der Eröffnungssaldo der Barkasse darf sich nicht auf den Gesamtsaldo (Banksaldo) auswirken. Dies ist durch den Verwendungszweck ‚aus Barkasse’ gewährleistet. Sinnvollerweise wird der Eröffnungssaldo der Barkasse mit ‚aus Barkasse (Eröffnunssaldo)’ eingetragen.
Falls Sie etwas in die Barkasse einzahlen wollen, und dieser Betrag nicht über das Bankkonto läuft (den Gesamtkontosaldo der Bank also nicht beeinträchtigen darf) müssen Sie ebenso wie beim Eröffnungssaldo vorgehen. Der Verwendungszweck muss mit ‚aus Barkasse’ beginnen, der Betrag im Feld ‚laut Auszug’ muss positiv im gelben Feld also negativ eingetragen werden.
Weitere Hinweise:
In einem Barkassenkonto soll der Verwendungszweck immer mit dem Wortlaut ‚an Barkasse’ oder ‚aus Barkasse’ beginnen. POWMUSIK macht Sie darauf aufmerksam falls Sie dies unterlassen.
Umgekehrt soll in gewöhnlichen Konten der Verwendungszweck nie mit dem Wortlaut ‚an Barkasse’ oder ‚aus Barkasse’ beginnen. Auch darauf macht Sie POWMUSIK aufmerksam, falls Sie dies vornehmen.
Hinweis: Die Möglichkeit den Verwendungszweck entgegen der vorgesehenen Verwendung eintragen zu können, begründet sich aus der notwendigen Kompatibilität mit bestehenden POWMUSIK-Datenbanken, bei welchen die Funktion des Barkassenkontos noch nicht implementiert war.
Beim Abgleichen der Konten nutzen Sie gewöhnlich die Abgleichüberwachung, so dass sich keine Fehler beim Abgleichen der Kontoauszüge mit den POWMUSIK-Konten ergeben können. Buchungen mit dem Verwendungszweck ‚aus Barkasse’ sind von dieser Funktion ausgeschlossen, so dass Sie diese Buchungen jederzeit vornehmen können, ohne dass ein Konflikt mit der Funktion ‚Abgleichüberwachung’ entsteht.
