Stellen Sie das Datum der Berechnung auf den Monat ein, für den Sie die Gebühren erheben wollen. Das Auswahlfeld –Datum der Berechnung– befindet sich im Formularkopf des Zentralformulares –Unterricht– (rote Auswahlliste).
Wählen Sie anschließend aus dem Menüband –Gebühr– den Befehl –Gebühr erheben–.
Bei der ersten Gebührenerhebung können Sie wählen, ob die Gebühren rückwirkend bis zum einschließlich des vorigen Halbjahres berechnet werden sollen. Falls Sie sich dafür entscheiden, werden die Buchungen dieser vorigen Monate als abgeglichen markiert, so dass dem Konto nur eine echte Belastung von dem zu berechnenden Monat entsteht. POWMUSIK unterstellt den Schülern also in diesem Fall, dass die Gebühren in den rückwirkend berechneten Monaten bezahlt wurden. Falls zum Zeitpunkt der ersten Berechnung der Kontosaldo eines Schülerkontos nicht ausgeglichen ist, haben Sie die Möglichkeit den Eröffnungssaldo als Anwenderbuchung einzutragen (s. auch - Festlegen des Eröffnungssaldo eines Gebührenkontos.)
Wenn Sie sich für das rückwirkende Berechnen der Gebühren entscheiden werden die Gebühren aller Berichtigungen die Sie bis zum Beginn des einschließlich vorigen Halbjahres machen, automatisch nachberechnet werden. Wenn Sie Berichtigungen außerhalb der berechneten Monate machen, werden Sie durch eine Meldung darauf hingewiesen, dass für die betroffenen Monate die Gebühr nicht automatisch berichtigt wird.
Bsp. 1: Falls Sie beispielsweise das Unterrichtsfach Klavier anstatt des Unterrichtsfach Violine bei einem Unterrichtsverhältnis eingetragen haben, und das Unterrichtsfach verbessern, werden die Gebühren bis zum einschließlich des vorigen Halbjahr automatisch nachberechnet. Sie werden zuvor durch eine Meldung darauf aufmerksam gemacht, für welche Monate die Gebühren nachberechnet werden. Falls das Unterrichtsverhältnis schon länger als das zuvorliegende Schulhalbjahr falsch eingetragen ist, müssen Sie für diesen davor liegenden Zeitraum die Gebühr manuell korrigieren (Eine Ausgleichsbuchung als Anwenderbuchung eintragen. s. auch Wie Buchungen eingetragen werden.)
Bsp. 2: Sie merken, dass der Schüler Oliver Bachmann nicht am 1.4.95 den Unterricht begonnen hat, sondern durch eine Sonderabmachung den Unterricht bereits ab 1.1.95 erhalten hat. Wenn Sie sich für rückwirkend berechnen entschieden haben, ändern Sie bei dem Datensatz (Unterrichtsverhältnis) des Schülers Oliver Bachmann das [ab Datum] einfach auf den 1.1.95 ab und drücken anschließend den Schaltbutton –speichern–. Die Gebühr wird jetzt automatisch für die Monate Januar bis März nachberechnet. Der Kontosaldo ist dementsprechend höher, und das Konto wird beim Schreiben der nächsten DTA-Diskette wieder ausgeglichen, bzw. der Kontosaldo wird beim Drucken der nächsten Rechnung verrechnet, so dass die Rechnung einen höheren Betrag (den Betrag des Monats für den die Rechnung geschrieben wird plus den Kontosaldo zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung) aufweist.
Hinweis: Falls Sie eine Fehlermeldung erhalten, dass die Gebührenpreise nicht eingetragen sind, wählen Sie im Menü –Gebühr– den Menüpunkt –Gebührenpreise festlegen–. Tragen Sie dann für den entsprechenden Berechnungszeitraum die Gebührenpreise ein.
