POWMUSIK Musikschulverwaltung
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POWMUSIK Superbe

01.07.2020
Version 19.06
Die Benutzerverwaltung wurde mit der Möglichkeit erweitert, dass ein Administrator festlegen kann, dass nur Administratoren berechtigt sind ein Update vom POWMUSIK zu installieren.
Die Online-Hilfe wurde ebenso um das Kapitel Empfehlungen für die Vergabe von Berechtigungen erweitert.
Das Kapitel Updates wurde in der Online-Hilfe erweitert.

22.06.2020
Version 19.05a
Beim Löschen von Preisdatensätzen in der Gebührenpreisliste in Priorität 1 oder Priorität 2 wird nur noch eine Warnmeldung der dadurch notwendigen Nachberechnung angezeigt Diese Warnmeldung wurde bisher bei jedem zur Löschung vorgesehenen Datensatz angezeigt, welches jedoch ein unnötig aufwändiger Job bedeutet.
Angenommen Sie hatten ihre Preise in Prioritätsstufe 1 über die Gruppenfunktionen eingetragen, und der Preis für Hauptfächer, welcher immer derselbe ist, wird bei jedem einzelnen Unterrichtsfach in der Liste aufgeführt. Sie können dann einen Filter in Priorität 1 auf diesen Preis setzten, danach alle gefilterten Datensätze löschen, und dann in Priorität 2 nur einen einzigen Preisdatensatz gültig für alle Hauptfächer hinzufügen. Das macht dann die Gebührenpreisliste wesentlich schlanker und übersichtlicher -  bei genau demselben Ergebnis.
Im Sachverhalt des beschriebenen Beispiels kann es sein, dass mehrere hundert Datensätze aus Priorität 1 gelöscht werden. Da wird jetzt in Version 19.05a dann nur eine Warnmeldung angezeigt, und Sie müssen nicht mehrere hundert mal das Löschen bestätigen.
Die Online-Hilfe wurde ebenso um das Kapitel Post/Rechnungen per Email versenden erweitert.

17.06.2020
Version 19.05
Die Verwaltung der Gebührenpreise und SAP-Auftragsnummern wurde überarbeitet. Dadurch verringert sich die Größe der Gebührenpreisliste um ein vielfaches, und das Öffnen der Gebührenpreisliste beschleunigt sich ebenso konform. Die Flexibilität der Gebührenverwaltung ist unverändert gegeben, und weiterhin in mehreren Schichten verfügbar (Preise können in Priorität 3 für alle Fächer, in Priorität 2 für Haupt, Grund, Ensemble, oder Ergänzungsfächer und in Priorität 1 auch für ein ganz bestimmtes Fach hinterlegt werden. Die Gebührenpreisliste listet die Preisgruppen nur noch für Priorität 3 (gültig für alle Fächer). In Priorität 2 und 1 müssen dann die gewünschten Preisgruppen manuell eingefügt werden.
Die SAP-Auftragsnummern sind jetzt noch einfacher zu verwalten und werden in einer eigenen Tabelle gespeichert. Bei Ausnahmen kann die SAPAuftrgsId aber auch weiterhinin in der Gebührenpreisliste hinterlegt werden.

29.05.2020
Version 19.04
Das Laden der Archivdatei wurde bei Nutzung der Funktion 'aktuelle Daten und archivierte Daten zusammenführen' komplett überarbeitet. Ab Version 19.04 wird für diesen Fall eine temporäre Datenbank erstellt in welcher die zusammengeführten Informationen gespeichert werden. Früher wurden die Daten in der Archivdatenbank selbst zusammengeführt. Um allen Benutzern gleichzeitig Zugang auf die archivierten Daten zu gewähren, wurden bei mehreren Benutzern in der Archivdatenbank für jeden Benutzer zusätzlich Tabellen angelegt um die Informationen zusammen zu führen. Dies hat dann die Archivdatenbank unnötig aufgebläht. Das neue Verfahren führt die Informationen für jeden Benutzer getrennt in einer eigenen temporären Datenbank zusammen. Damit wird die Archivdatenbank wesentlich kleiner und wird beim Laden nur noch zum Lesen und nicht mehr zum Schreibern verwendet. Das Zusammenführen der Informationen wird damit auch schneller, weil die Tabellen eines bestimmten Benutzers in der Archivdatenbank vor dem Zusammenführen nicht mehr gelöscht werden müssen.

22.05.2020
Version 19.03d
Zur Gestaltung von Designer-Rechnungen wurden die Variablen IncludeStart, IncludeEnde und IncludeStamm zur Übergabe an den Designerbericht hinzugrfügt. Im Falle, dass die Zahlungsbedingungen im Bericht gesondert erstellt werden wollen, können diese Variablen zur Festlegung des Datums 'Zahlung bis' ausgewertet werden. IncludeStamm ist das Datum für welchen Monat die Rechnung angefertigt wird, zwischen IncludeStart und IncludeEnde liegen die in der Rechnung integrierten Berechnungsmonate bei mehrmonatigen Zahlungsweisen.


04.05.2020
Version 19.03c
Das Kapitel Stammdaten(Schüler/Lehrer/Kunden) wurde überarbeitet


26.04.2020
Version 19.03b
Das Kapitel Benutzerverwaltung wurde überarbeitet

 

20.04.2020
Version 19.03a
Das Kapitel Updates wurde hinzugefügt

 

 

 

28.03.2020
Version 19.01

 

28.01.2020
Version 19.00
Die folgenden Kapitel wurden überarbeitet, bzw. hinzugefügt:
Historie/Verlauf wurde hinzugefügt.
Wie man die Daten sichert wurde überarbeitet
Anmelden bei POWMUSIK wurde überarbeitet und beschreibt die neue Benutzerverwaltung ab Version 19.00.
Kapitel Stammdaten wurde um den Punkt Stammdatentypen erweitert

 

01.12.2019 Update Version 18.04

Postleitzahlen werden jetzt mit den gültigen Postleitzahlen aus Deutschland abgeglichen.

Das Eintragen ungültiger Postleitzahlen ist nicht möglich.

Sie können ggf. die Auswahlliste für Wohnorte über Doppelklick auf des Feld Wohnort erweitern.

Die Auswahhliste kann nur mit gültigen Postleitzahlen erweitert werden.

Wohnorte können bei gleicher Postleitzahl differenziert werden (beispielsweise Schramberg, Schramberg-Sulgen, Schramberg-Heiligenbronn,  Schramberg-Waldmössingen) - auch wenn diese Teilorte dieselbe Postleitzahl haben, können diese durch den Wohnort mit Teilgemeindenzusatz in der Auswahlliste hinterlegt werden.

Telefonvorwahlen können in diesen Auswahllisten gleichzeitig als Voreinstellung hinterlegt werden.

Über die Auswahlliste können in den Stammdaten mit Schreibfehlern hinterlegte Wohnorte auf eine einheitliche schreibweise angepasst werden.

 

18.11.2019 Update Version 18.03

Beim Eintragen einer Sozialermäßigung in den Gebührenparametern erhalten Sie jetzt das Angebot die Ermäßigungen automatisch bei allen Unterrichten eines Schülers/einer Familie einzutragen und gleichzeitig mit einem Mausklick zu betsimmen, bis zu welchem Zeitpunkt die Ermäßigung gelten soll.

 

06.11.2019 Update Version 18.02

Protokollierung von Stamm- und Kontendaten. Protokolliert wird:

·         wer (Authentifizierung)

·         wann (Zeitstempel)

·         welche Aktivität (Neuerfassung, Datenänderung oder Löschen von Daten)

·         welche Daten erfasst, geändert oder gelöscht worden sind

Die Protokolldaten können im Menüband Optionen eingesehen werden, vorausgesetzt der Anwender hat die dafür nötigen Berechtigungen. Alle protokollierten Daten werden automatisch gelöscht, wenn der Zeitstempel älter als ein Jahr ist.

 

28.10.2019 Update Version 18.01

Der Export von Excel-Stundenplänen an die Lehrer zum Austausch der Stundenplandaten wurde verbessert, so dass beim Ausdrucken der Stundenpläne nur die tatsächlich beschriebenen Seiten gedruckt werden.

Beim Anfertigen einer Excel-Steuerdatei für Serienbriefe ist es jetzt möglich die in den Stammdaten hinterlegten Merkmale des Schülers in der Steuerdatei aufzuführen. Damit kann in Serienbriefen über Bedingungen gezielt auf bestimmt vorliegende Merkmale eines Schülers eingegangen werden. Außerdem kann man damit eine Geamtübersicht von Schülern mit jeweils allen zugewiesenen Merkmalen erhalten.  

 

 

29.01.2018 Update Version 18.00

·         Anpassung der VdM-Statistikbögen auf das Berichtsjahr 2018
         Zum Ausfüllen der VdM-Statistik ist das folgende Kapitel im Online-Handbuch zu beachten

https://www.powmusik.de/Handbuch/wichtige_punkte_zur_datenpflege_vor_dem_automatischen_ausfullen_.html

·         für den Verwendungsnachweis im Land Baden-Württemberg das folgende Kapitel zu beachten

https://www.powmusik.de/Handbuch/landesmittel_baden_wurttemberg___verwendungsnachweis.html

·         POWMUSIK hat ein neues überarbeitetes Hilfesystem lokal und Online

 

·         Neue verbesserte Version des in POWMUSIK integrierten  Berichtsdesigners.

Damit ist POWMUSIK bestens auf zukünftige Weiterentwicklungen in Windows10 und MS Office vorbereitet. Außerdem profitiert man von einem Leistungsschub des Designers, welchen man bei Auswertung umfangreicher Datenmengen deutlich wahrnimmt.

24.11.2018 Update Version 17.13 (endgültiges DSGVO Update)

·      Verschlüsselung von Designer-Bestätigungen/Rechnungen/Sereinbriefe, Excel-Stundenpläne zum Austauschen der Stundenlandaten mir den Lehrern

·      Erweiterte Eingrenzung der angezeigen Daten in den Anwesenheitslisten

·      Die Möglichkeit Felder in den Stammdaten zu sperren

·      Zum Nachkommen der Auskunftspflicht die Auflistung aller gespeicherten Daten

·      Die Möglichkeit der endgültigen Löschung aller Daten, welche dem letzten erstellten Rechnungsabschluss 10 oder mehr Jahre zurückliegen. Damit verbunden die Erstellung eines Löschberichts als Nachweis der von der DSGVO gesetzlich vorgeschrieben und dann in POWMUSIK ausgeführten Aktion.

 

16.01.2018 Update Version 17.00

·         Anpassung der VdM-Statistikbögen auf das Berichtsjahr 2017
Außerdem neu: Zu jeder Berichtsbogenseite erhält man die vom VdM bereitgestellten Hinweise und Hilfestellungen zum Ausfüllen des Berichtsbogens direkt angezeigt.

·         Bei Hinterlegung der Vertragsdaten für den Lehrer kann jetzt mit Datum festgehalten werden, wenn eine Änderung der Vertragsdaten eintritt. Diese Daten werden zum automatischen Ausfüllen des Berichtsbogens benötigt.

·         Unterrichte können jetzt auch als „befristet“ gekennzeichnet werden. Befristete Unterrichte werden in der Deputatsliste der Lehrer gesondert ausgewiesen. Im Falle, dass befristete Unterrichte (beispielsweise mit Kooperationspartnern) eine Rolle für die Vertragsgestaltung mit dem Lehrer bedeuten, kann hier jetzt sofort gesehen werden, welcher Anteil eines Lehrerdeputats auf befristeten Unterrichten beruht.

·         Merkmale eines Schülers können nun in der Anwesenheitsliste des Lehrers angezeigt werden. Führt man beispielsweise ein Merkmal „Kein Foto“ kann man dieses falls beim Schüler hinterlegt in der Anwesenheitsliste anzeigen lassen.

·         Vorbereitungszeiten können jetzt direkt mit dem Unterrichtsverhältnis oder auch den Unterrichtsverhältnissen verknüpft werden, für welche diese vorgesehen sind. Dies erleichtert die Zuordnung der Vorbereitungszeiten und auch das Beenden derselben synchron zum Unterricht bzw. auch das Einrichten von Vorbereitungszeiten beim Ummelden betroffener Unterrichte.

·         Ein weiterer Assistent beim Zuteilen des Unterrichts ist verfügbar! Hier sieht man alle Lehrer, welche das zur Zuteilung bestimmte Fach oder Fächer unterrichten mit Vertragsdeputat, dem aktuellen Deputat im Zuteilungsmonat und dem Deputat des Lehrers im davor liegenden Monat. Bei jedem Lehrer kann man in dieser Übersicht Unterrichtszeiten hinterlegen und dann sofort sehen wie hoch das Deputat mit entsprechenden Neuzuteilungen aussieht.

13.07.2017 Update Version 16.34

Änderungen an der Preisliste, oder anderen Gebühreneinstellungen haben nicht zwingend eine sofortige Nachberechnung zur Folge.
Die erforderlichen Nachberechnungen werden festgehalten und können zu jedem beliebigen Zeitpunkt ausgeführt werden.

In der Mehrbenutzerumgebung ist es nicht mehr notwendig für bestimmte Gebührenfunktionen als einziger Benutzer an der Datenbank zu arbeiten.

Alle Benutzer können in der Mehrbenutzerumgebung mit POWMUSIK jederzeit arbeiten, auch wenn ein Benutzer an Gebühreneinstellungen Änderungen einpflegt.

 

06.03.2016 POWMUSIK E-POST Update (kostenlos)

Man kann ab sofort die gesamte Post per E-POST versenden. Alles was man dazu noch benötigt, ist ein Internetzugang und eine einmalige Registrierung bei E-POST.

 

Die Briefe werden dann von POWMUSIK über das Internet an E-POST übertragen, dort gedruckt, kuvertiert, frankiert und klassisch per Postboten zugestellt.

 

Das sind ihre Vorteile von E-POST:

·               

• Versenden Sie Geschäftskorrespondenz digital direkt von Ihrem Arbeitsplatz aus

·        

• Kein Drucken, Kuvertieren und Frankieren mehr 

·        

• Einbindung ist über die in POWMUSIK integrierte Datei- Schnittstelle realisiert 

·        

• Transparente Versandkosten als registrierter E-POST Kunde bezahlen Sie am Monatsende

Sie können in POWMUSIK jederzeit eine Liste aller mit E-POST versendeter Briefe inkl. Portokosten anzeigen. Inhalte und Anlagen der Briefe können jederzeit wieder aufgerufen, und auf  Wunsch erneut versendet werden.

 

02.03.2016 POWMUSIK GEMA-Gebühren Update (kostenlos)

Zur Erhebung der Gema-Gebühren kann die Funktion der pro Kopf Grundgebühr von POWMUSIK angewendet werden. Die Funktion Grundgebühr ist erweitert worden, so dass man in den Gebührenparametern Unterricht von der Grundgebühr ausschließen kann.

 

Bei Klassen kann man als Grundeinstellung Grundgebühr berechnen einstellen, und damit auch automatisch komplett für alle Schüler der Klasse jederzeit die Grundgebühr ein- oder ausschalten.

Das macht beispielsweise bei Kooperationen Sinn, bei welchen die GEMA-Gebühren bereits über den Kooperationspartner abgedeckt sind.

 

Wie bei den Gebühren werden auch diese Grundgebühren vollautomatisch verrechnet und ggf. nachträglich in Rechnung gestellt oder auch wieder gutgeschrieben.

 

Bei Pro Kopf Grundgebühr wird diese ggf. auf die Zweigstellen aufgeteilt.

Bsp:

Die pro Kopf Grundgebühr beträgt € ,80.

Erhält Kind A bei Zweigstelle X und bei Zweigstelle Y Unterricht, wird die Grundgebühr aufgeteilt:

Zweigstelle X € ,40

Zweigstelle Y € ,40

Bei pro Kopf Grundgebühr ist es dabei gleichgültig, wie viele Unterrichtsfächer der Schüler pro Zweigstelle belegt - es handelt sich ja um eine pro Kopf Grundgebühr.

Erstellt man Rechnungen für Zweigstelle X und Zweigstelle Y erscheint der Grundgebühr-Betrag pro Kopf mit € ,80.

Erstellt man die Rechnungen für Zweigstelle X und Zweigstelle Y getrennt, erscheint dann der Grundgebühr-Betrag pro Kopf mit € ,40 auf den 2 verschiedenen Rechnungen.

 

Den Rechnungstext für die Grundgebühren kann man selbst festlegen z.B. GEMA-Gebühren.

 

Die interne Aufteilung der pro Kopf Grundgebühr auf verschiedene Zweigstellen macht es möglich die Einnahmen der Grundgebühr für verschiedene Zweigstellen getrennt auszuwerten.

 

Dasselbe gilt, wenn der Unterricht desselben Schülers über verschiedene Konten bezahlt wird, also beispielsweise der Klavierunterricht von der Oma und der Gitarrenunterricht von den Eltern. Hier wird dann auch die Grundgebühr auf die verschiedenen Konten aufgeteilt.

 

04.02.2016 POWMUSIK VdM-Update 

VdM-Update Berichtsjahr 2015:

Berücksichtigung reaktioneller Änderungen

Punkt 8.8 Unterrichtsbezogene Anrechnungszeiten (wird von POWMUSIK vollautomatisch ausgefüllt)

Punkt 9    Erweiterung der 'SONSTIGEN EINRICHTUNGEN' mit VHS

Zum Ausfüllen der VdM-Bögen müssen Sie wie letztes Jahr nichts weiter tun als:

Menüband Navigation

Der Vorgang öffnet den internen VdM-Bericht und schreibt die Zahlen auf Wunsch direkt in die VdM-Berichtsbögen.             Die ausgefüllten VdM-Berichtsbögen werden Online an den zuständigen VdM-Landesverband übermittelt.

Aus dem internen Bericht können Sie auch ggf. ersehen, wenn Zuweisungen für die Auswertung der VdMStatitsikbögen fehlen. Schauen Sie deshalb den internen VdM-Bericht in Ruhe durch! Sie können ggf. Zuweisungen ergänzen und den Vorgang 'automatisches Ausfüllen' dann einfach wiederholen.

Neu! Überblick über alle gesendete Post:

Alle über den Designer gesendete Post gleichgültig ob per Email, über den Drucker oder per E-POST gesendet, wird zentral festgehalten. In den Stammdaten kann die gesendete Post für jeden Kunden oder alle Kunden eingesehen werden - und auch ggf. mit einem Klick erneut gesendet werden.

Was ist E-POST:

Das ist eine enorme Ersparnis an Aufwand und Kosten.

Wie bisher sendet man Bestätigungen, Rechnungen oder Serienbriefe an den Drucker. Wenn man dies mit der Option 'E-POST' macht, ist aber alles schon erledigt. Man muss nichts selbst mehr Ausdrucken, Falten und Frankieren. Man spart Papier und Umschläge und Toner.

Vor dem Versenden der E-POST wird eine Liste aller Empfänger nebst Preisauskunft angezeigt.

E-POST ist in Vorbereitung und bald verfügbar.

 

Das VdM-Update inkl. E-POST kostet einmalig € 160.-- in der Einzeplatzversion und € 30.-- für jeden weiteren Arbeitsplatz.

 

Sie erhalten mit dem Update noch weitere Verbesserungen!

Die tabellarische Darstellung erteilter Wochenstunden kann außer nach Unterrichtsfächern oder Fachbereichen auch nach Wohnorten oder Zweigstellen gruppiert werden und ist für Zukunfts-Planungen und Ist-Aufnahmen äußerst aussagekräftig. Zudem können für jede Gruppierung die dazu passenden Gebühreneinnahmen und Honorarausgaben angezeigt werden.

Neu hinzugekommen ist, dass auf diese Auflistung zusätzlich Filter auf gewährte Ermäßigungen eingestellt werden können, so dass beispielsweise ersichtlich wird, wir die Verteilung der Geschwisterermäßigung bei den verschiedenen Unterrichtsformen aussieht.

 

Mit der Funktion 'SERIENBRIEFE/ADRESSETIKETTEN' lassen sich alle denkbaren Schülerlisten zusammen stellen. Neben der Möglichkeit Schüler auszuwählen welche bestimmten Zweigstellen, Preisgruppen oder Schulen/Vereinen unterstellt sind, oder Unterricht an bestimmten Tagen oder in bestimmten Unterrichtsräumen erhalten, können auch über den Spezialfilter Schüler festgestellt werden, welche in einem definierten Zeitraum bestimmte Fächer und in einem anderen definierten Zeitraum andere bestimmte Fächer erhalten haben.

Anwendungsbeispiel: Man möchte wissen, welche Schüler aus der Früherziehung den Unterricht im Hauptfach fortgesetzt haben.

Neu hinzugekommen ist es in dieser Schülerliste die Unterrichtsfächer einzublenden, welche die Schüler erhalten haben. Die Liste der Unterrichtsfächer kann gefiltert werden.

 

Mal schnell eine Text-Serienmail ohne Designer-Vorlage  versenden. Ab sofort können an (mit der Funktion 'SERIENBRIEFE/ADRESSETIKETTEN' zusammengestellte Kundenlisten) auch reine Text-Serienmails  mit beliebigen Anlagen versendet werden.

 

28.08.2015 POWMUSIK wird persönlicher

Neben der automatischen Generierung von Floskeln für die automatischen Bestätigungsschreiben können Sie jetzt auch für jeden Geschäftspartner oder Email-Empfänger eine persönliche Floskel und die Option ‚Du‘ hinterlegen.

Die Floskeln werden auf Benutzerebene verwaltet. Dadurch ist gewährleistet, dass nur bei dem Benutzer, welcher eine Floskel hinterlegt diese auch angewendet wird. Versendet ein anderer Benutzer Bestätigungsschreiben wird der Empfänger dadurch nicht mit dieser persönlichen Anrede angeschrieben. Schließlich ist nicht jeder Mitarbeiter mit jedem Kunden/Geschäftspartner per Du.

Die Variable ‚DuPartner‘ können Sie, falls Sie dies wollen im Designerschreiben als Bedingung verarbeiten, und so bei Sie- oder Du- Partner unterschiedliche Texte festlegen.

10.09.2015 Automatische Bestätigungsschreiben und Serienbriefe jetzt auch alternativ als HTML-Mail

Die Möglichkeit automatische Bestätigungsmails oder Serienmails zu versenden, ist auf die Möglichkeit erweitert worden diese auch als HTML-Mail zu versenden.
Damit können Sie die Mails neben formatiertem Text auch mit Bildern oder Logos versenden.
Sie müssen kein HTML dafür beherrschen. POWMUSIK konvertiert ihre Designerberichte automatisch in die HTML-Mail.

Sie können eine vorbereitete HTML-Datei als HTML-Body mitgeben, und den Designerbericht wie bisher als *.pdf Anlage mitgeben oder den Designerbericht selbst als HTML-Mail versenden - oder Beides.
Sie können sowohl beim Design für den HTML-Body als auch beim Design für die *.pdf Mailanlage Variablen und Felder verwenden. Damit können für unterschiedliche Empfänger sowohl im HTML-Body als auch in der *.pdf Anlage persönliche oder spezifische Informationen gesendet werden.  
Für den Versand der Emails wied ein SMTP-Server benötigt.
Das HTML Export-Modul erzeugt (mit wenigen Einschränkunen) HTML Code gemäß HTML 4.01 Spezifikation

 

04.10.2013 SEPA-Upgrade (Version 15.13) inkl. Überwachung der Vorlagefristen beim Kreditinstitut und Vorlauffristen der Prenotifikation beim Kunden verfügbar

Die Umstellung auf SEPA schaffen Sie mit POMUSIK schnell und einfach – für alle Vorgänge stehen entsprechende Vorlagen für den entsprechenden Schriftverkehr bereit.

Zur Umstellung auf SEPA müssen Sie die folgenden Maßnahmen ergreifen:

 

1.        Informieren Sie ihre Kunden über die Umstellung der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren.

Zur Umstellung auf SEPA müssen Sie
a.) ihre Kunden darüber informieren (hier steht ein automatisches POWMUSIK-Serienschreiben zur Verfügung), und
b.) ihre Anmelde-Formulare entsprechend mit einem Mandat anstatt wie bisher mit der Einzugsermächtigung umstellen.

2.       Das Mandat bekommt eine eindeutige Mandatsreferenznummer, welche Sie im Umstellungsschreiben (s. Punkt 1) dem Kunden mitteilen müssen. Die Mandatsreferenz wird automatisch von POWMUSIK vergeben.
Sie sind verpflichtet, dem Kunden

·         Mandatsreferenznummer,

·         Gläubiger-Identifikationsnummer und

·         Beginn des ersten Einzugs (erste SEPA-Lastschrift)

mitzuteilen.
a.) Diese Informationen können Sie bei Umstellung auf SEPA mit dem
automatischen POWMUSIK-Serienschreiben weiter geben.

b.) Auf dem SEPA-Lastschriftmandat ihrer Anmeldung können Sie diese Informationen weiter geben, außer der Mandatsreferenznummer, welche zu diesem Zeitpunkt noch unbekannt ist. Sie können jedoch dort vermerken:

Mandatsreferenz: wird separat mitgeteilt

und die Mandatsreferenz dem Kunden per Email oder Brief mit einem automatischen POWMUSIK-Brief nachreichen.

Ein Beispiel-SEPA-Lastschriftmandat wird weiter unten aufgeführt.

 

3.      Beachten Sie die die Vorlagefristen vor Fälligkeit beim Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen. Die Standardfristen sind 5 Bankarbeitstage (Erstlastschrift) und 2 Bankarbeitstage (Folgelastschrift).

Reichen Sie die Lastschriften rechtzeitig bei Ihrem Kreditinstitut ein. POWMUSIK setzt ggf. das vorgesehene Fälligkeitsdatum automatisch in die Zukunft, wenn Sie die Lastschriften zu spät einreichen, damit die Vorlagefristen vor Fälligkeit eingehalten werden.
POWMUSIK informiert Sie jeweils vor Erstellung  der Lastschriften, wenn die Fälligkeit zur Einhaltung der Vorlagefristen in die Zukunft verschoben wird.

 

4.      Vorlauffristen für die Prenotifikation (Gebührenbescheid/Rechnung)

Die Lastschrift muss dem Kunden 14 Kalendertage vor Fälligkeit angekündigt werden.

Erstellen Sie rechtzeitig den/die Gebührenbescheid/Rechnung. POWMUSIK setzt ggf. das vorgesehene Fälligkeitsdatum automatisch in die Zukunft, wenn der/die Gebührenbescheid/Rechnung zu spät versendet wurden, damit die Vorlauffristen für die Prenotifikation eingehalten werden.

POWMUSIK informiert Sie jeweils vor Erstellung  der Lastschriften, wenn die Fälligkeit zur Einhaltung der Prenotifikation in die Zukunft verschoben wird.

 

Sie können Vorlagefristen und Vorlauffristen bei besonderen Vereinbarungen mit Ihrem Kreditinstitut bzw. Ihren Kunden anpassen:

Menüband ‚Optionen‘ – ‚Grundeinstellungen‘ – Register ‚SEPA‘

 

Vorlagefristen beim Kreditinstitut (rote Pfeile)

Wollen Sie keine Gebührenbescheide/Rechnungen erstellen, weil beispielsweise Ihre Gebührenstruktur einfach ist, und Sie die Preise bereits auf der Anmeldung abbilden können, dann stellen Sie den Vorlauf für die Prenotifikation auf 0 (grüner Pfeil). In diesem Fall überwacht POWMUSIK die Prenotifikation nicht, und Sie müssen dann selbst sicherstellen, dass der Kunde über Änderungen beim Gebührenpreis von Ihnen entsprechend rechtzeitig vor Lastschrifteinzug informiert wird.

SEPA-Register

 

 

5.       POWMUSIK erkennt verfallene Mandate nach 36 Monaten Nichtnutzung automatisch
Beim Anfertigen von Lastschriften oder Soll-Stellungen erhalten Sie ggf. einen Hinweis, wenn dazu verfallene Mandate  vorliegen. Sie können dann mit einem POWMUSIK SEPA-Serienschreiben das Mandat erneut anfordern. Verfallene Mandate sind beim Lastschriftverfahren grundsätzlich ausgeschlossen.

 

Die Gläubiger-Identifikationsnummer müssen Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen.
www.glaeubiger-id.bundesbank.de
Die Einzugsermächtigung wird durch das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt:

DAs SEPA-Lastschriftmandat kann die Mandatsreferenz wie folgt ausweisen:

Mandatsreferenz (wird separat mitgeteilt)

Ihre Bank stellt Beispiel-Mandate und für die Übergangszeit Beispiel Kombi-Mandate zur Verfügung. (Es gibt auch ein POWMUSIK Beispiel-Mandat welches innerhalb der POWMUSIK SEPA-Serienschreiben dem Kunden weitergeleitet werden kann).
Sie können Ihren Verwaltungsaufwand minimieren, wenn Sie auf dem Mandat die E-Mail des Kontoinhabers aufnehmen – bekommen Sie die E-Mail des Kontoinhabers, dann können Sie die Mandatsreferenznummer aufwandslos dem Kontoinhaber mittels einem automatischen SEPA-Brief weiter geben. Ansonsten kann dieser Brief natürlich auch per Post versendet werden.
Ein Mandat kann beispielsweise wie folgt aussehen:

Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats

Name und Anschrift des Zahlungsempfängers:

Musikschule mit Spass und Freude, Sängerstr. 1, 12345 Musikstadt

Gläubiger-Identifikationsnummer: DE98ZZZ09999999999

Mandatsreferenz: (wird separat mitgeteilt)

Ich ermächtige / Wir ermächtigen (A) den Zahlungsempfänger Musikschule mit Spass und Freude, Zahlungen von meinem / unserem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich (B) weise ich mein / weisen wir unser Kreditinstitut an, die von dem Zahlungsempfänger Musikschule mit Spass und Freude auf mein / unser Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

Hinweis: Ich kann / Wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem / unserem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.

Zahlungsart: Wiederkehrende Zahlung

Vorname und Nachname (Kontoinhaber)

___________________________________________________________________________

Straße und Hausnummer

___________________________________________________________________________

Postleitzahl und Ort

___________________________________________________________________________

E-Mail (Kontoinhaber)

___________________________________________________________________________

IBAN des Zahlungspflichtigen: DE_________________________________________________________________________

BIC:                                           Ort:                                                  Datum (TT/MM/JJJJ):

_____________________     ________________________________      _________________

Unterschrift des Kontoinhabers:

___________________________________________________________________________

 

Das Upgrade beinhaltet die Anpassung der SAP-DSDE-Schnittstelle, und die Erzeugung von SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften im XML-Format gemäß ISO 20022.

Mandatsverwaltung:

POWMUSIK verwaltet die Mandate automatisch, und hat ein automatisches 3-stufiges Erinnerungsverfahren, wenn der Kunde das Mandat nicht unterschrieben zurücksendet.

04.02.2013 POWMUSIK Version 14.07 steht zum Download bereit
Das ist neu hinzugekommen:

Sie haben möglicherweise Kooperationen mit Schulen (Schulklassen). Die Festhaltung solcher Kooperationen wurde ja bereits seit langem eingebracht, damit Sie diese Daten für die VdM-Statistik 2014 bereits jetzt einpflegen können.

Oft wird dieser Unterricht mit der Schule abgerechnet (d.h. der Zahlungspflichtige ist die Schule oder ggf. Gemeinde – und nicht die einzelnen Schüler der Klasse).

Um den Verwaltungsaufwand für solche Klassen klein zu halten, können Sie jetzt den Klassen pauschal eine Schülerzahl (mit der entsprechenden Altersgruppe) hinterlegen, damit Sie nicht jeden einzelnen Schüler dieser Klassen erfassen müssen, und diese Schüler trotzdem in der VdM-Statistik automatisch richtig ausgewertet werden.

 

So hinterlegen Sie die Schülerzahl bei Klassen – ohne die Schüler einzeln zu erfassen.

1. Wählen Sie das Schaltfeld ‚Schülerzahl‘

Schülerzahl einrichten

 2.       Hinterlegen Sie die Schülerzahl, und das Alter der Kinder. Sie können die Anzahl der Schüler in der Klasse zu jedem Zeitpunkt ändern.

Schülerzahl hinterlegen

21.10.2012 POWMUSIK Version 14.06 steht zum Download bereit
Das ist neu hinzugekommen:

POWMUSIK erstellt automatisch Änderungsrechnungen, wenn sich an Unterrichtsverhältnissen etwas ändert.
Die Zahlungsbedingungen für die Änderungsrechnung können Sie selbst festlegen.

Bei gewöhnlicher Rechnungsstellung kann der Text dafür schon immer nach mit oder ohne Einzugsermächtigung und Guthaben (Gutschrift) oder Belastung (Rechnung) unterschieden werden.

Die automatischen Änderungsrechnungen boten bisher jedoch nur die Unterscheidung nach mit oder ohne Einzugsermächtigung. Hinzugekommen ist auch hier die Unterscheidung nach Guthaben (Gutschrift) oder Belastung (Rechnung).

Die Standardzahlungsbedingung bei automatischen Änderungsrechnungen war bisher:
Diese Rechnung ersetzt bereits gestellte Rechnungen. Bereits eingezogene Forderungen werden mit dieser neuen Rechnung verrechnet.

Jetzt können Sie den Text für die Zahlungsbedingungen bei Änderungsrechnungen unterscheiden, und
beispielsweise wie folgt gestalten: (In einfache Anführungszeichen gesetzte Variablen werden entsprechend ersetzt)

Bei Belastung (Rechnung):
Die Unterrichtsgebühren in Höhe von 'Rechnungsbetrag' sind fällig. Der Betrag wird in den nächsten Tagen von Ihrem Konto 'Bankverbindung' abgebucht.
Bei Guthaben (Gutschrift):
Der Betrag in Höhe von 'Rechnungsbetrag' wird in den nächsten Tagen Ihrem Konto 'Bankverbindung' gutgeschrieben.

So erreichen Sie das Formular zur Hinterlegung der Zahlungsbedingungen (Folge roter Pfeil - grüner Pfeil - blauer Pfeil)

 Rechnung formatieren

Anmerkung: Mit dem in POWMUSIK integrierten Berichts-Designer können Sie die mitgelieferten Berichtsvorlagen nach genau ihren Vorstellungen umgestalten. Ihre Rechnung kann genauso aussehen wie Sie es wollen.


14.10.2012 POWMUSIK Version 14.05 steht zum Download bereit'Seitenansicht' im Menüband mit Funktionen zum Darstellen/Drucken PDF-Export von POWMUSIK-Berichten.

  Registerkarte Seotenansicht

07.10.2012 POWMUSIK Version 14.04f steht zum Download bereit:
Das ist neu h
inzugekommen:

Bei Änderungen in Gruppen/Klassen haben Sie ja die Möglichkeit, alle verbleibenden Schüler der Gruppe/Klasse über diese Änderungen inkl. dem ggf. geänderten Gebührenpreis mit einem automatischen Schreiben zu informieren.

Sie erhalten bei Änderungen in einer Gruppe/Klasse bislang immer die Abfrage:

Meldung Automatischer Brief

Manche Anwender wollen dieses Schreiben jedoch meistens nie ausführen, weshalb die Option geschaffen wurde, das automatische Angebot für dieses Schreiben auszuschalten.

Ausschalten können Sie dies wie folgt: (Folge – roter, gelber, blauer, grüner Pfeil)

Automatischen Brief ausschalten

 Sie haben natürlich trotzdem weiterhin die Möglichkeit dieses automatische Schreiben jederzeit anzufertigen:

(Folge – roter, grüner Pfeil)

Änderungen in einer Gruppe drucken/senden

 

Sie werden jetzt auch erinnert, die Daten zu archivieren, wenn die Buchungsdaten mehr als ein Jahr zurück liegen. Die Erinnerungsmeldung wird nach Ausführen der Soll-Liste oder nach Ausführen von DTA – Lastschriften angezeigt.

Der beste Zeitpunkt für die Archivierung ist immer nach Ausführung der Soll-Liste, weil offene Gebührenposten nicht archiviert (gelöscht) werden können.

Offene Gebührenposten verbieten bei Soll-Listen Verwaltung die Archivierung.

Bei DTA-Verwaltung ist es auch besser, wenn im zu archivierenden Zeitraum keine offenen Gebührenposten bestehen – offene Gebührenposten im zu archivierenden Zeitraum werden hier aber vor Archivierung in den neuen Berechnungszeitraum verschoben, so dass hier eine Archivierung immer möglich ist.

 

Neu ist auch, dass Sie jetzt während der Archivierung ein weiteres Datum für die Archivierung der Unterrichtsdaten angeben können, wenn die Archivierung der Buchungsdaten abgeschlossen ist.

Somit können Sie in einem Durchlauf beispielsweise zunächst alle Buchungsdaten vor dem 31.12.11 löschen/archivieren, und dann mit der Archivierung der Unterrichtsdaten fortfahren, welche vor dem 30.9.2010 beendet worden sind.

Das neue POWMUSIK Superbe steht jetzt als Download zur Verfügung

das Neue POWMUSIK Superbe - das ist neu an POWMUSIK Superbe

  • Neue übersichtlichere Navigation mit Menübändern
  • Leichtere Erstellung von Filtern - Filterbedingungen können direkt in den Formularfeldern festgelegt werden
  • Update des Berichts-Designers auf Version 15
  • Sie können eingestellte Filter/Sortierungen eines Formulars abspeichern, und nach dem Öffnen eines Formulars jederzeit wieder laden - Im Menüband Datensätze steht Ihnen hierfür die Funktion 'Filter/Sortierung speichern/laden' zur Verfügung
  • Ihre Einstellungen in der Datenblattansicht (Festlegung der ein- uns ausgeblendeten Spalten – Spaltenreihenfolge – fixierte Spalten) bleiben jetzt automatisch erhalten. Sie können die Summen einzelner Spalten anzeigen
  • Neue Gebühren-Features / Abrechnung von Gruppen/Klassen traditionell für jeden Schüler der Gruppe/Klasse einzeln oder neu der gesamten Gruppe/Klasse (beispielsweise beim Schulmusizieren)
  • Verbesserte Logik beim Sperren von Datensätzen in der Mehrbenutzerumgebung (Bei einer laufenden Gebührenberechnung eines Benutzers, kann ein weiterer Benutzer POWMUSIK trotzdem jederzeit starten)
    Dies konnte früher zu einem Warten des neuen Benutzers führen, bis die Gebührenberechnung abgeschlossen war.

  • Eine Gebührenberechnung (welche je nach Berechnungsumfang und Rechenleistung des Arbeitsplatzes mehrere Minuten dauern kann) kann jetzt jederzeit durch Drücken der Taste 'ESC' abgebrochen, und zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt werden.
  • Alte Berechnungen (stornierte Buchungen) können jederzeit aufgeschlüsselt werden.
  • Bei jedem Schüler können nun auch mehrere Email Adressen hinterlegt werden, welche ggf. beim Versenden von Email-Designerschreiben berücksichtigt werden können
  • günstiger Upgrade Preis (€ 300 Einzelplatzversion + € 50.-- für jeden weiteren Arbeitsplatz)

Vorausschau der neuen Menübänder - Die Menübänder bieten Ihnen alles schneller und übersichtlicher auszuwählen:


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Martin Hafner