Handbuch POWMUSIK Musik & Kunstschulverwaltung
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Gelbe Option/Türkise Option
 
Klicken Sie im Menüband –Gebühr–, auf –Gebührenbescheide.
Wählen Sie Konten mit oder ohne Einzugsermächtigung bzw. mit den gewünschten Zahlungsfälligkeiten (halbjährlicher oder monatlicher Zahlungsweise) aus.
 
Gelbe Option:
Sie haben die Möglichkeit nur dann Rechnungen zu schreiben, wenn sich seit der letzten Rechnungsstellung der Rechnungsbetrag tatsächlich geändert hat. Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, muss die erste gelbe Option (roter Pfeil) zugeschaltet sein. Wenn Sie die Rechnungen das erste mal mit der gelben Option anfertigen, werden alle fälligen Rechnungen angefertigt. POWMUSIK merkt sich dann die auf der Rechnung ausgegebenen Beträge. Bei jeder weiteren Rechnungsstellung mit der gelben Option werden jetzt nur noch Rechnungen für die Konten erstellt, bei denen sich seit der letzten Rechnungsstellung mit der gelben Option betragsmäßig eine Änderung ergeben hat.
Zweite gelbe Option: (letzte Rechnungsstellung rückgängig) blauer Pfeil
Sie haben die Möglichkeit die Rechnungsstellung mit der gelben Option zu wiederholen. Wenn Sie die zweite gelbe Option zuschalten, werden die Änderungsrechnungen der letzten Rechnungsstellung mit der gelben Option noch einmal angefertigt. Falls inzwischen noch weitere Änderungen vorliegen werden diese ebenfalls aufgeführt. Die zweite gelbe Option macht zuerst die letzte Rechnungsstellung rückgängig. Dadurch werden dann alle Änderungsrechnungen seit der vorletzten Rechnungsstellung mit der gelben Option angefertigt.
 
Nachdem Sie alle Optionen Ihren Wünschen entsprechend eingestellt haben wählen Sie –das Schaltfeld ‚für eingestellte Auswahl (Rechnungen schreiben)’, bzw. ‚als Mahnung für alle Konten mit Saldo < 0,00 DM–’.
 
Erneut drucken:
Sie können alle Rechnungsläufe welche mit der gelben Option ausgeführt worden sind über die Auswahlliste 'erneut drucken' noch einmal am Bildschirm einsehen oder ausdrucken.
 
Türkise Option:
Mit der türkis-farbenen Option können Sie nur dann Rechnungen anfertigen lassen, wenn der Betrag des Vormonates abweicht (monatliche Zahlungsweise),  bzw. der Betrag des vorigen Zahlungszyklus (mehrmonatige Zahlungsweise) abweicht.
 
Weitere Hinweise:
Fertigen Sie die Rechnungen erst nach der Gebührenerhebung an. Das Anfertigen der Rechnungen geht dann sehr schnell.
Anderenfalls müssen die Rechnungen berechnet werden. Das Formular –Rechnungen schreiben– blendet dann eine Anzeige ein, die Sie informiert wie weit das Schreiben der Rechnungen fortgeschritten ist. Zunächst ermittelt das Programm die Anzahl aller Konten die Sie in Ihrer Auswahl festgelegt haben. Es kann vorkommen, dass für ein Konto keine Gebühr zu erheben ist. In diesem Fall vermindert die Anzeige die Gesamtanzahl der zu schreibenden Rechnungen. Es ist also richtig, wenn die Anzeige beispielsweise zunächst –1 von 90 Rechnungen geschrieben– anzeigt und danach –1 von 89 Rechnungen geschrieben– anzeigt.
Falls für den Monat, für den die Rechnung geschrieben wird, keine Gebühr erhoben ist, entspricht der Rechnungsbetrag nicht dem Kontosaldo, weil zu dem bestehenden Kontosaldo die anfallende Gebühr des Monats für die die Rechnung geschrieben werden soll, hinzugezählt wird.
Falls jedoch die Gebühr für den Monat, für den die Rechnung geschrieben werden soll bereits zur Berechnung ausgeführt worden ist, entspricht der Kontosaldo dem Endbetrag der Rechnung.
Neben den üblichen Posten der Rechnung (alle eingetragenen Unterrichtsverhältnisse oder Mietverhältnisse) wird immer der Kontosaldo zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung auf der Rechnung aufgeführt, so dass nach dem Begleichen des Rechnungsbetrages der Kontosaldo wider den Wert 0,00 DM einnimmt.
Anwenderbuchungen (Gebührenbuchungen) werden ebenso in der Rechnung aufgeführt, sofern Sie in dem Monat, für den die Rechnung geschrieben wird, gebucht sind.